ChatGPT: los profesionales autónomos tienen ahora una forma nueva de crear documentos a varias manos

Entre las herramientas basadas en inteligencia artificial más destacadas para los autónomos y pequeños negocios, ChatGPT ha logrado convertirse en una de las más útiles. Y ahora, OpenAI, su propietaria, ha anunciado la llegada de Canvas, una nueva funcionalidad que se integra en la plataforma y que abre un abanico de posibilidades para mejorar la colaboración, la planificación y la eficiencia en el desarrollo de proyectos de pequeños negocios. Así, un autónomo con una pequeña gestoría podrá compartir con sus empleados un documento para enriquecerlo entre todos, o un abogado hacer lo propio con sus colegas del bufete, con el fin de mejorar un escrito de apelación.

Como explicaron sus creadores, Canvas está diseñada para gestionar diversos tipos de tareas que requieren una planificación y desarrollo más estructurados. Y es que, en lugar de limitarse a la ya conocida conversación basada en texto, esta nueva herramienta de ChatGPT permite visualizar, organizar y editar información de forma más dinámica, facilitando la creación y modificación simultánea de textos, códigos y otros contenidos.

La implementación de Canvas dentro de ChatGPT ofrece una serie de ventajas destinadas a beneficiar a los pequeños negocios. Una de las más destacadas es la mayor facilidad a la hora de crear todo tipo de contenido, una tarea fundamental para comerciales, asesores, etcétera: desde la redacción de correos electrónicos hasta la corrección de cualquier documentación.

Otro de los beneficios es el fomento de la colaboración en tiempo real. Se ha diseñado esta herramienta para que varias personas editen y ajusten documentos al unísono, reduciendo el margen de error y mejorando la sincronización en el desarrollo de tareas. Esto resulta especialmente útil en negocios que dependen de la coordinación entre varios autónomos de forma remota.

Casos en los que Canvas puede resultar de gran utilidad para los pequeños negocios

Por ejemplo, el caso de un despacho de abogados, donde Canvas podría utilizarse para cargar una resolución judicial que deniegue la admisión de un caso. Con esta funcionalidad, se puede trabajar directamente sobre el documento, permitiendo señalar y resaltar las secciones donde se encuentran los errores señalados por el juzgado. En lugar de realizar una revisión manual y lineal, esta herramienta facilita la identificación de los puntos clave mediante herramientas de anotación y la capacidad de ChatGPT para ofrecer sugerencias o explicaciones adicionales.

Así, el abogado puede recibir indicaciones precisas sobre las razones de la denegación y utilizar el espacio colaborativo para redactar respuestas o modificar el texto en función de las sugerencias aportadas. Lo cual, no sólo ahorra tiempo, sino que mejora la precisión en la preparación de estrategias legales.

Otro ejemplo puede ser el de una gestoría que trabaje con comunidades de vecinos, que podría aprovechar Canvas para gestionar la personalización de documentos. Imaginemos que la asesoría tiene un modelo estándar de carta para informar sobre cambios en las cuotas o normativas. A través de esta nueva funcionalidad, el documento se puede cargar y, mediante las herramientas de edición de ChatGPT, ajustar fácilmente los detalles específicos, como el nombre de la comunidad, las cifras o los plazos.

En lugar de tener que editar manualmente cada versión del documento, ChatGPT puede encargarse de las modificaciones puntuales solicitadas, dejando intacto el resto del contenido. Esta capacidad de ajustar solo las partes necesarias reduce errores y agiliza la adaptación de documentos para distintos clientes.

Permite la colaboración en tiempo real y elimina retrasos derivados de malentendidos

Asimismo, Canvas contribuye a la mejora de la planificación y la organización. En lugar de gestionar tareas a través de múltiples herramientas, se pueden organizar todas en un único espacio visual, donde varios participantes pueden ver el progreso y asignar prioridades. Para un autónomo con recursos más limitados, este tipo de visibilidad favorece una capacidad de responder ante imprevistos de forma más inmediata.

Por último, destaca el ahorro de tiempo que implica la integración de Canvas en los flujos de trabajo. Al centralizar las tareas y permitir una mayor colaboración, se eliminan los retrasos derivados de la falta de comunicación o de los malentendidos. Para las micropymes, esto supone una ventaja competitiva que les permite concentrarse en los aspectos más importantes de su actividad.

La versatilidad de Canvas en ChatGPT permite a los pequeños negocios agilizar y optimizar procesos clave de su día a día. Su capacidad para gestionar y editar textos de manera colaborativa y visual lo convierte en una herramienta especialmente útil para sectores que requieren personalización y revisión constante de documentos.

Varios métodos para aprovechar ChatGPT Canvas al máximo

De cara a que un pequeño negocio pueda sacar el máximo provecho de la funcionalidad Canvas en ChatGPT, existen varios métodos para afrontar un trabajo con los que conseguir optimizar su uso. Y es que, esta herramienta, aunque intuitiva, puede ser aún más eficiente si se organiza y emplea de manera estratégica. A continuación, se ofrecen algunos consejos para el día a día:

• Mantener el trabajo organizado por secciones. Una de sus principales ventajas es la capacidad de estructurar proyectos de manera visual. Para facilitar el flujo de trabajo, es recomendable dividir las diferentes áreas del proyecto en secciones claramente diferenciadas.
• Utilizar plantillas para proyectos recurrentes. En los pequeños negocios, es común repetir ciertos procesos, como la creación de presupuestos, informes o comunicaciones estándar. Canvas permite crear plantillas que se pueden reutilizar.

• Aprovechar las herramientas de edición colaborativa.

• La posibilidad de editar documentos en tiempo real es una de sus características más potentes. Pero para maximizar esta función, todos los implicados deben conocer la herramienta para poder aportar.

• Utilizar las versiones anteriores para seguir el progreso.

• Canvas permite restaurar versiones anteriores del trabajo, lo que es útil para seguir la evolución de un proyecto o corregir decisiones que, con el tiempo, se han demostrado ineficaces.

• Integrarla con otras herramientas de gestión.

• Para aprovechar al máximo las capacidades de esta nueva utilidad de ChatGPT, se recomienda integrarlo con otras plataformas que ya se usen en el negocio, como herramientas de gestión de proyectos o software de comunicación interna.

• Añadir contexto a los elementos visuales.

• Cuando se añaden gráficos, imágenes o tablas a Canvas, es importante incluir notas explicativas o comentarios que aporten contexto. Así, todos los que participen podrán entender el propósito de cada elemento.

De momento, funciona sólo para suscriptores, pero OpenIA anuncia su disponibilidad gratuita en breve

En particular, gracias a esta nueva interfaz, se pueden crear diferentes espacios de trabajo donde se permite interactuar con el contenido en tiempo real. Por ejemplo, varios autónomos pueden estar trabajando simultáneamente en un mismo proyecto, revisando y aportando cambios al instante. Además, cuenta con la capacidad de restaurar versiones anteriores, facilitando la gestión de múltiples copias de un mismo documento o proyecto.

Por el momento, esta funcionalidad ha sido desarrollada en diferentes tipos de suscripción de ChatGPT, aunque la intención de sus propietarios es que esté finalmente disponible para todos los usuarios.

Jaime Rodríguez